【台南訊】檔案是了解國家社會發展，鑑往知來的素材，它不僅承載過去的歷史，也可作為未來施政方向的重要參考。代表機關檔案管理最高榮譽的行政院研考會檔案管理局的金檔獎，國立成功大學在47個入圍機關中脫穎而出，與其他26個機關分獲今 (95)年度第4屆金檔獎，成大主任秘書楊明宗代表學校報回大獎，全校教職員工生與有榮焉。

成功大學獲得金檔獎的績優具體事蹟有5大項，包括一、執行回溯編目建檔約55萬筆工作，研訂檔案(含機密檔案)清查及銷毀等年度工作計畫，逐項具體落實執行，達成度100%。二、榮獲ISO9001:2000品質認證，修訂成大「檔案分類及保存年限區分表」暨歸檔、稽催管理、機密檔案管理、檔案銷毀、檔案借調、機關調用以及檔案應用申請等七項作業標準，除上網公告並彙編成冊發行。三、每月確實稽催逾期未歸還檔案，編製稽催成果管制統計表，陳報主管並列案追蹤管考。按期辦理現行及回溯檔案目錄彙送，計390747件。同時，為提供便捷優質之檢調服務，設有配備齊全舒適之檔案閱覽室；並配合大型重要活動，提供(或複製)有特殊意義之珍貴檔案資料，以編輯專刊或辦理展示，創新活化檔案運用價值。

四、改善檔案庫房設施：強化防火門窗和密閉隔板，加設防盜安全門禁及監視系統；消防設備改採FM 200自動滅火氣體，並設定與恆溫、恆濕空調系統連動；採用低紫外線照明；並依規定登載記錄溫濕度、設施維護及人員進出等，庫房環境品質控制和檔案安全之維護良好。五、自行開發「檔案管理資訊系統」並整合「公文管理系統」，此系統具有稽催、點收、編目、檢調應用(影像調閱)、查詢檢索、銷毀、統計、目錄轉出及安全稽核等功能；並由程式控管不同身分使用者之使用權限；設有防火牆，且定期將資料庫資料下載至PC硬碟及光碟備份。

具體標竿作為包括一、整合各年度具延續性、長期性之工作計畫和預算，研訂成大中長程「檔案管理整體發展改進計畫」，並於每年度年終確實檢討執行成果，改進修正下年度計畫，達到理想目標。二、成立檔案鑑定小組，定期召開會議，協助處理檔案保存年限區分表之修正、檔案銷毀、鑑定、移轉或應用等事宜。

檔案管理績優機關評獎─金檔獎，受推薦參選第4屆金檔獎評獎之機關共計53個，包括30個中央機關及23個地方機關。檔案管理局敦聘學者專家擔任機關檔案管理金檔獎與績優檔案管理人員金質獎品評獎委員，會同檔案管理局工作小組，就參選機關所報94年度檔案管理績效報告進行書面審查，並由評獎委員開會研議，遴選成績較優者列為實地評獎對象，共47個機關入圍實地評獎，包括27個中央機關及20個地方機關。經評獎委員分成中央機關和地方機關二組，於6月28日至8月1日止期間進行實地評獎。評獎委員於8月11日開會議定評審結果，經層報簽奉行政院院長核定行政院秘書處等27個機關獲第四屆機關檔案管理金檔獎。951002t